En règle générale, vous déposez les documents importants dans le DEP en tant que professionnel de la santé. Vos patients peuvent également déposer leurs propres documents dans le DEP. Ils peuvent aussi demander que certains documents ne soient pas déposés dans leur DEP
Les patients qui disposent d’un DEP partent du principe que les principales informations relatives à leur traitement y sont déposées même s’ils ne vous ont pas accordé de droit d’accès. Le droit d’accès explicite n’est nécessaire que pour consulter des documents.
Lorsque vous sauvegardez un document, l’original reste toujours dans votre système d’information (par exemple le système d’information de votre cabinet ou de votre clinique). Seule une copie est déposée dans le DEP.
Lors de la mise à jour de documents existants, les versions précédentes sont conservées dans le DEP. Pour y accéder, vous pouvez cliquer sur les trois petits points qui figurent à droite à côté d’un document, puis le remplacer. Le nouveau document apparaît alors dans la liste des documents du DEP. Les anciennes versions sont archivées dans l'historique.
D’un point de vue technique, l’enregistrement ou la consultation de documents peuvent se faire de diverses manières. Soit vous disposez d’un accès direct via le système d’information spécifique à votre cabinet médical ou à votre clinique, soit vous vous connectez par l’intermédiaire de la page d’accès de votre fournisseur DEP certifié. Vous pouvez vous renseigner auprès du fournisseur de votre système informatique (système primaire) afin d’intégrer l’accès au DEP directement à votre système d’information. L’intégration vous simplifiera l’enregistrement de données dans ou depuis le DEP.
Lorsque vous enregistrez un nouveau document dans le DEP, des informations générales, appelées métadonnées, doivent être attribuées à ce document. Il s’agit par exemple de l’auteur, de l’institution, de la spécialisation concernée (pédiatrie, chirurgie, gynécologie, etc.), de la date, du type de document. Ces informations permettent de trouver facilement un document en filtrant un ou plusieurs critères.
Lorsque le DEP est ajouté à votre système primaire, ces informations sont automatiquement pré-remplies. Si vous utilisez le portail Internet de votre communauté DEP, vous devez compléter ces informations manuellement. Les patients peuvent également ajouter ces informations lorsqu’ils déposent leurs documents de santé.
Le champ « Remarques » vous permet de saisir une brève description qui aidera le patient ou un autre professionnel de la santé à trouver un document spécifique.
À ce jour, seuls les formats suivants peuvent être téléchargés dans le dossier électronique du patient :
D’ici fin 2023, le carnet de vaccination électronique sera ajouté et constituera le premier format structuré. Le plan de médication sera ensuite introduit. Le format permettant de saisir les allergies de manière structurée ainsi que l’ordonnance électronique sont en cours d’élaboration. D’autres formats sont prévus, notamment le rapport de transfert électronique ou la carte d’urgence électronique.
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