En règle générale, vous déposez les documents importants dans le DEP en tant que professionnel de la santé. Vos patients peuvent également déposer leurs propres documents dans le DEP. Ils peuvent aussi demander que certains documents ne soient pas déposés dans leur DEP.

Selon la loi fédérale sur le DEP (LDEP), toute institution connectée au DEP doit télécharger les documents pertinents pour le traitement de leurs patients dans leurs DEP respectifs. Un droit d’accès n’est pas nécessaire pour le dépôt de documents dans le DEP.

L’accord préalable du patient n’est pas requis. En effet, l’ouverture dumDEP étant volontaire, on part du principe que la personne concernée est d’accord pour que les professionnels de la santé saisissent ses données dans son DEP.

Selon la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP), le DEP doit contenir les informations et documents pertinents pour les professionnels de la santé impliqués dans la poursuite du traitement. Les informations et données jugées pertinentes pour le traitement dépendent du cas particulier et des antécédents respectifs d’un patient. 

Lien externe : Fiche d’information : Documents pertinents pour le suivi du traitement

Les professionnels de la santé doivent tout d’abord être affiliés à au moins un fournisseur de DEP (communauté (de référence)) et s’être enregistré comme utilisateur du DEP (connexion technique). Les fournisseurs de DEP vous forment ensuite à l’utilisation du DEP.

Si vous utilisez le portail Internet pour accéder au DEP, alors le processus d’enregistrement des documents dans le DEP est quasiment identique à celui des patients. Après avoir sélectionné et importé le document dans le DEP, vous devez remplir les métadonnées du document. Ce descriptif permet de classer
correctement le document et de le retrouver rapidement via le formulaire de recherche. Consultez le guide fournit par votre communauté (de référence).

Lien externe : Abilis

Lien externe : AD Swiss (Contact)

Lien externe : CARA

Lien externe : emedo (Anleitung für Patienten)

Lien externe : eSANITA (Anleitung für Patienten)

Lien externe : Mon Dossier Santé

Lien externe : Post Sanela

Si le DEP est intégré à votre système d’information, les métadonnées sont en principe remplies automatiquement. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur informatique pour connaître les opérations à effectuer pour enregistrer des documents dans le DEP.

Lien externe : Intégration du DEP dans les logiciels

Le DEP accepte divers formats de documents, tels que des fichiers textes (PDF, TXT, CSV), des images (JPEG, PNG, TIF), des bandes sons et vidéos (MP3, MP4, MPEG, GIF) et des données structurées (XML, JSON). Des formats d’échange sont introduit au fur et à mesure afin de permettre de visualiser et de modifier des données structurées (XML, JSON, etc.).

Afin de faciliter l'échange de données entre les différents systèmes informatiques des professionnels de la santé, des formats dits d'échange sont introduits en permanence. Les spécifications de ces formats d'échange définissent les normes techniques, syntaxiques et sémantiques nécessaires à l'échange uniforme d'informations et à l'affichage et la modification de données structurées (XML, JSON, etc.).

Le premier format d'échange introduit a été le certificat de vaccination électronique. D'autres formats d'échange (numériques), tels que le plan de médication, l'ordonnance, le carnet d'allergies et intolérances ou le carnet d'urgence, ont été publiés et sont déjà légalement ancrés ou sont planifiés.

Lien externe : Formats d'échange

Lorsque vous sauvegardez un document, l’original reste toujours dans votre système d’information (par exemple le système d’information de votre cabinet ou de votre clinique). Seule une copie est déposée dans le DEP.

Lorsque vous enregistrez un nouveau document dans le DEP, des informations générales, appelées métadonnées, doivent être attribuées à ce document. Il s’agit par exemple de l’auteur, de l’institution, de la spécialisation concernée (pédiatrie, chirurgie, gynécologie, etc.), de la date, du type de document. Ces informations permettent de trouver facilement un document en filtrant un ou plusieurs critères. Le champ « Remarques » vous permet de saisir une brève description qui aidera le patient ou un autre professionnel de la santé à trouver un document spécifique.

Les patients peuvent également ajouter ces informations lorsqu’ils déposent leurs documents de santé.